Wanneer jij bij een bedrijf werkzaam bent op de administratieafdeling, of wanneer je ondernemer bent, is meer leren over debiteurenbeheer erg belangrijk. Zeker nu, in deze onzekere tijd door de pandemie, kun je best wat extra kennis over dit onderwerp gebruiken. Dit artikel geeft 5 tips voor effectief debiteurenbeheer. Misschien heb jij sommige van deze punten al goed doorgevoerd, maar lees vooral verder om het volledige plaatje te zien.
1. Snelle facturatie is de basis van debiteurenbeheer
Wil jij snel betaald krijgen? Stuur dan je factuur direct na afronding van jouw diensten of na het leveren van jouw producten. Hoe langer je wacht, hoe later je betaald zult krijgen. Misschien heb je het geld niet direct nodig of heb je het te druk om de factuur te maken, maar denk aan het risico dat je loopt. Als je niet betaald krijgt doordat een debiteur failliet gaat, wat voor gevolgen heeft dit dan? Gebruik voor jouw facturatie een goed administratiepakket waarin je snel en efficiënt werkt.
2. Automatische herinneringen sturen
Hier komt ook het gebruik van een goed administratiepakket van pas. Wanneer jouw pakket een koppeling heeft met de bank, dan kunnen betaalde facturen automatisch worden afgevinkt. De nog openstaande facturen ontvangen na verstrijken van de betaaltermijn automatisch de herinnering. Heb jij nog niet zo’n pakket? Bekijk dan ook software voor debiteurenbeheer of de mogelijkheid om het debiteurenbeheer uit te besteden. Snel herinneringen sturen laat zien dat jij er bovenop zit en voorkomt langer wachten op je geld.
3. Debiteurenbeheer uitbesteden
Je kunt voor jouw beheer van debiteuren kiezen om alles zelf te doen, eventueel met goede software, of om alles uit te besteden. Bij debiteurenbeheer uitbesteden betaal je doorgaans een vast bedrag per maand en mag je direct van de software van de debiteurenbeheerder gebruik maken. De kosten vallen hierdoor mee, terwijl ook de werkzaamheden opgepakt worden. Alles na het versturen van jouw factuur wordt voor je gedaan. Denk aan herinneren of contact opnemen bij het uitblijven van de betaling zelfs nabellen na het versturen van de aanmaning.
4. Incasso in debiteurenbeheer opnemen
Als je nog geen samenwerking met een incassobureau hebt, ga dan direct daar naar op zoek. Veel debiteurenbeheerders treden ook op als incassobureau. Wanneer je echter je eigen beheer van debiteuren doet, is een incassobureau achter de hand hebben wel noodzakelijk. Een incassobureau heeft geen andere juridische status, maar kan effectief optreden in het innen van onbetaalde facturen. Wanneer je een incassobureau zoekt, controleer dan of ze ook een deurwaarder in kunnen schakelen. Wanneer het minnelijke traject, ze heet het buitengerechtelijke traject van de incassowerkzaamheden, niet werkt, dan volgt de juridische procedure.
5. Voorkomen is beter dan genezen
Heb je een nieuwe klant? Doe dan een kredietcheck om, voor je een product of dienst levert, echter te komen of jouw nieuwe klant een risico vormt. Je kunt wel blij zijn met een grote bestelling, maar als deze nooit betaald wordt dan kan dit de ondergang van je bedrijf betekenen. Een kredietcheck voor nieuwe debiteuren en een dagelijkse update voor bestaande klanten zit bij de meeste debiteurenbeheer pakketten inbegrepen. Goede software in combinatie met de juiste specialisten, zorgt ervoor dat jij onbezorgd kunt ondernemen.